Privatlivspolitik for SBT

Silkeborg, d. 5. august 2020

Silkeborg Bowling Team’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Silkeborg Bowling Team er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Kasserer, Danni Randeris
Adresse: Solsortevej 5, st th, 8600 Silkeborg
CVR: 34172757
Telefonnr.: 50701386
Mail: kasserer@silkeborgbowlingteam.dk
Website: https://silkeborgbowlingteam.dk/

Kontaktoplysninger på foreningen er ligeledes at finde på vores hjemmeside: https://silkeborgbowlingteam.dk/kontakt-os/

Behandling af personoplysninger

Vi behandler flere forskellige personoplysninger alt efter din tilknytning til Silkeborg Bowling Team. Disse er her gennemgået:

  1. Medlemsoplysninger:
    • Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdag, e-mailadresse og spillerlicensnummer.
      • For medlemmer under 18 år ligeledes kontakoplysninger på forældre/værge som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
    • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      • Helbredsoplysninger ifm. doping.
  2. Oplysninger om ledere, instruktører og trænere:
    1. Almindelige personoplysninger:
      1. Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
      2. Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.
    2. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      1. CPR-nummer.
      2. Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest.

Personoplysninger i forbindelse med brug af hjemmeside

Ved brug af Silkeborg Bowling Team’s hjemmeside, behandles der ligeledes yderligere oplysninger, som er beskrevet herunder:

  1. Kommentarer
    1. Når du som besøgende skriver kommentarer på hjemmesiden, indsamler vi de oplysninger, som vises i kommentarformularen, samt ligeledes IP-adresse og browserens user-agent-string for at kunne hjælpe med at opdage spam.
    2. En anonymiseret streng som er oprettet ud fra din e-mailadresse (også kaldet et hash), kan leveres til tjenesten “Gravartar”, for at se om du bruger denne – dette gør det muligt at synliggøre dit profilbillede for offentligheden sammen med din kommentar. Gravartar-tjenstens privatlivspolitik er tilgængelig her: https://automattic.com/privacy/.
  2. Cookies
    1. Hvis du skriver en kommentar på hjemmesiden, kan du vælge at gemme dit navn, e-mailadresse og hjemmeside i en cookie. Disse er til din bekvemmelighed, så du ikke skal udfylde dine oplysninger igen, når du skriver endnu en kommentar. Disse cookies gemmes på din lokale computer og vil holde i et år, eller indtil du sletter dem inden.
    2. Når du logger ind, vil vi opsætte en række cookies og gemme din logininformation og dine valg af skræmvisning. Login-cookies holder i to dage, og skærmvalg holder i et år. Hvis du vælger “Husk mig”, vil dit login holde i to uger. Hvis du logger ud af din konto, vil login-cookierne blive slettet.
  3. Analytics / Hjemmesidestatistik
    1. Når du tilgår vores hjemmeside, logges denne aktivitet på hjemmesidens servere. Udover den pågældende side du besøger på hjemmesiden, gemmes ligeledes IP-adresse samt informationer om din browser og tidspunkt. Disse oplysninger er anonyme, men kan identificerer din browser. Vi bruger disse oplysninger til, at sikre vores hjemmesides oppetid og funktionalitet.
    2. Ligeledes benytter vi os af Google Analytics som værktøj til at drage rapporter ud omkring forbruget af hjemmesiden.

Hvor indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. Når du besøger vores hjemmeside, indsamles de angivne oplysninger automatisk fra hjemmesidens server. Når du melder dig ind i Silkeborg Bowling Team og ved årlige medlemsundersøgelser, får vi oplysninger omkring dit medlemskab, fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder til oplysninger:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn og indhentning af børneattester.
  • Idrættens hovedorganisationer, DBwF og DIF, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.
  • Sociale medier, offentlige tilgængelige oplysninger kan ligeledes benyttes, f.eks. kontaktoplysninger.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:
– Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
– At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.
– Behandling af lovkrav.
– Behandling med samtykke.

Formålene med vores behandling af personoplysninger:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    1. Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
    2. Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
    3. Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven og revisionsloven.
    4. Levering af varer og ydelser du har bestilt.
    5. Administration af din relation til os.
    6. Vedligeholdelse af resultatlister samt offentliggørelse af disse.
  2. Formål med behandling af oplysninger på ledere, instruktører og trænere:
    1. Håndtering af trænernes, instruktørernes og ledernes hverv og pligter i foreningen.
    2. Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
    3. Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
    4. Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende.
    5. Administration af din relation til os.
  3. Formål med behandling af oplysninger ifm. besøg på hjemmesiden:
    1. Opretholdelse af funktionalitet, funktionsdygtighed og bedst mulig udnyttelse af serverkapacitet af og for hjemmesiden.
    2. At kunne vise skrevne kommentarer på indlæg på hjemmesiden.
    3. At kunne tilbyde en brugerdefineret og brugervenlig oplevelse på hjemmesiden.
    4. For løbende at kunne optimerer og forbedre vores hjemmeside.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister, offentlige holdresultater m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent, kampafgift m.v.
  • Afholdelse af sociale- og sportslige aktiviteter og arrangementer samt ligeledes andre aktiviteter.
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, herunder også ved stævner, tuneringer og kampe, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen samt ligeledes stemningsbilleder til brug for foreningens promovering, sponsorarbejde m.v. Dette omfatter bl.a. til brug for stemning og promovering på hjemmeside, lokale aviser og deslige.
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Danmarks Bowling Forbund (DBwF) samt DIF, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet. Dette omfatter f.eks. udstedelse af spillerlicens, stævne-, tunerings- og kampaktiviteter.
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer (DBwF, DIF, Idrætsrådet i Silkeborg), sker der videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til disse, for at ledere og trænere kan modtage informationer og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer.
  • Af praktiske, lovmæssige og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældre/værger.
  • Bevaring af oplysninger af historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. vi indhenter derfor kun dit samtykke, når der i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forældre/værge. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenster (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse, resultater samt navn og spillerlicens til relevante idrætsorganisationer, samt ligeledes til anden medlemsklub under DBwF for indtastning af resultat i sportens resultatsystem.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere, instruktører og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver aldrig personoplysninger til firmaer og tredjeparter til f.eks. markedsføring, uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder, instruktør eller træner eller om lønnet leder, instruktør eller træner:

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemsskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
– Af praktiske, administrative og lovgivningsmæssige hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Ulønnede ledere, instruktører og trænere:
Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
– Af praktiske, administrative og lovgivningsmæssige hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsopltsninger i op til 3 år efter kalenderåret for ophørelse af dit virke.

Lønnede ledere, instruktører og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
– Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
– Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere, instruktører og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandling af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst samt ligeledes på vores kontakt-side: https://silkeborgbowlingteam.dk/kontakt-os/

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Udarbejdet og vedtaget af bestyrelsen for Silkeborg Bowling Team september 2019.
Adresse opdateret d. 5. august 2020.